Zoeken
  • jordizwart

Afspraak is afspraak.

Bijgewerkt: jan 4

Bij het oprichten van een onderneming en bij het aangaan van een partnerschap, wordt vaak gekeken naar de juridische aspecten en de balans. Voldoen we aan A en B om C te kunnen doen en wat levert dat onder de streep op. Maar hoe je daar komt, of het nu samen is of alleen, staat zelden goed beschreven. Dat wordt verondersteld als zijnde een gegeven en moet 'gewoon gedaan worden'. Tot het moment dat het gaat regenen...

Dat 'gewoon doen', is waar de kosten zitten. Geld is naast erg fijn om er genoeg van te hebben, ook een erg goede brandstof voor conflict. En dat mitigeer je al in de basis. Elk bedrijf of elk partnerschap, is objectief beschouwd een samenwerkingsverband. Hoe technisch je dit ook benadert, je ontkomt er niet aan rekening te houden met de menselijke aspecten van zo'n samenwerking. En mensen zijn op zoek naar zekerheid, wij allemaal. Kijkend naar behoeften, bijvoorbeeld door Maslow's bril, is het eenvoudig om te kunnen beredeneren dat een conflict ontstaat uit angst en niet uit agressie. Op het moment dat een van de behoeften in gevaar dreigt te komen, begint de eigenaar deze te beschermen. Hij gaat voorsorteren op een gebeurtenis die kan leiden tot een aantasting van het kunnen voldoen in de behoeften. Dit voorsorteren wordt op een zeker moment opgemerkt door de ander. Dit geeft vervolgens weer direct een impuls op de oerdrift van die ander, om na te gaan denken over of dit een bedreiging kan vormen. De een ziet dit veranderde gedrag en wordt bevestigd in de overtuiging dat de belangen beschermd moeten gaan worden. Uitgebreide strategieën worden nu uitgedacht om de ander te slim af te zijn en te blijven.


En juist de plek waar het zeer doet, is de plek waar slim sluw is geworden. Waar het oprichten van een onderneming of partnerschap ontstond met het idee samen sterker te zijn, beland je in een onderlinge krachtmeting die als een soort veenbrand de basis van je bedrijf aantast. Het voorkomen is makkelijker gezegd dan gedaan, maar er zijn handvatten die het risico op conflict aanzienlijk reduceren. Wat die zijn? Afspraken. En nu zijn er een hoop adviseurs die praten over transparant afspraken maken, daar zijn we niet uniek in. Maar hoe deze afspraken te borgen, zodat ze weliswaar transparant zijn, maar vooral nooit meer uit de la te hoeven worden getrokken, dat is waar Totus Consultancy excelleert. Je wil je immers niet op glad ijs begeven als het om duurzame afspraken gaat.



Een goede afspraak borg je. Dit doe je al in het contract en hoe, is voornamelijk afhankelijk van de structuur en grootte van de onderneming(en). Zo kun je denken aan een Master Framework Agreement en een addendum met de operationele afspraken wanneer de beslissingsbevoegdheid gedelegeerd is. Dan hoeft niet iedere keer het contract door de procuratiestraat voor bijvoorbeeld een proceswijziging. Wat dan een goede afspraak is, is het best wat plat uit te leggen: een goede afspraak is er een waar geen van beiden krom voor hoeft te liggen. Eerlijk duurt het langst, denk dus bij het onderhandelen al na over continuïteit. De essentiële punten van de samenwerking leg je als gezegd vast en je dient deze te kunnen meten, de ServiceLevelAgreements. De onderliggende knoppen waaraan je kunt draaien ten behoeve van je SLA's, de KeyPerformanceIndicators, zijn primair voor de uitvoerende partij, maar je kunt ze ook samen besturen. Dat zie je overigens steeds meer gebeuren. Een samenwerking is tegenwoordig vaak meer en meer een strategisch partnerschap, hoewel in praktijk vaker in woord dan in daad, maar de intentie zit wel in het woord opgesloten. Hoe de samenwerking eruit ziet en door wie deze vertegenwoordigd wordt, is het terrein van de Governance. Hoewel het woord governance bij Totus synoniem staat voor al het bovenstaande, is dit de stap waarbij je gaat nadenken over hoe de samenwerking zelf te formaliseren. En nee, ook al is het je beste vriend en zijn jullie maar met z´n tweeën, sla deze stap niet over! Vanuit Totus Mediation hebben we genoeg ervaring opgebouwd om te zien dat er een noodzaak is dit júist goed vast te leggen. Wie doet wat, op welk moment. Hoe rapporteer je elkaar, op welke wijze richten jullie de overleggen in. Wat wordt op welk moment besproken en door wie. Zit je overal bij of is er een gedelegeerd mandaat en heb je alleen op strategisch niveau onderhoud. Allemaal gebaseerd op het ra(s)ci model, maar nu raakt het de gehele samenwerking, tot aan de vergaderdiscipline aan toe. En zo bouw je een framework waarbinnen je een onderneming of samenwerking bestuurt op inhoud en relatie. Geformaliseerd, zodat je niet aan de persoon, maar aan de afspraak en daarmee het doel gecommitteerd bent.



Het lijkt misschien wat formeel en wat zwaar. Als met een kanon op een mug schieten zelfs. Maar juist hetgeen vanzelfsprekend lijkt, gaat een wereld achter schuil en bepaalt in zeer sterke mate het succes. Daarbij komt, dat je met dit soort zaken zelden een tweede kans krijgt. Maak het Beter en leg het fundament voor groei.

10 keer bekeken0 reacties