Jordi Zwart | Organisatieadviseur publieke sector

Totus' achtergrond

Over Totus Consultancy

Totus Consultancy is opgericht met als doel de best practices vanuit corporate rondom het begrip 'organiseren', toe te passen op publieke samenwerking en met inachtneming van de dynamiek en context van deze sector. Totus werkt op het snijvlak van afspraak, besturing en een doelmatige uitvoering. Wij helpen organisaties om complexe samenwerkingen beter in te richten. Met heldere (proces-)afspraken, duidelijke verantwoordelijkheden, transparante besluitvorming en een ritme van continu verbeteren.

Eigenaar Jordi Zwart

Mijn kerncompetentie is het aanbesteden, inrichten en optimaliseren van organisaties en samenwerking. Ik heb het geluk gehad mijn carrière te mogen beginnen en ontwikkelen bij KPN. Qua toegang tot kennis, opleiding, bedrijven, adviesbureaus en ook qua mandaat en verantwoordelijkheden, is dat zeker achteraf bezien een bevoorrechte positie geweest. Aanvankelijk lag mijn focus op 'meer voor minder': meer tevreden klanten en minder kosten. Zodoende regisseerde ik verschillende programma's en projecten rondom het begrip operational excellence en customer excellence. Eerst binnen de keten, maar al gauw kwam ik terecht op het terrein van het optimaliseren en laten stromen van ketensamenwerkingen. Om die reden ben ik ook LeanSigSigma BlackBelt geworden en heb ik inmiddels relatief veel implementaties, verbeterprogramma's en rationalisaties gedraaid. Ik heb mij toen ook bekwaamd in business analyse en het modelleren en forecasten van complexe ketens middels process mining en BPMN. En heb ik beslissingsondersteunende modellen geïmplementeerd als S&OP en IBP. Ik ben zodoende op dit onderwerp ook jarenlang spreker geweest op het het Institute for Business Forecasting - IBF.

Later in mijn loopbaan, als gezamenlijk eigenaar van het hardware service programma van KPN en al haar dochters, kon ik mijn verbeterkracht in ketens verbreden naar het contact met partners, leveranciers en alle andere in- en externe stakeholders. Hoogtepunten zijn er veel, enkele dieptepunten ook, maar trots ben ik vooral op het twee jaar op rij de één na beste servicedienstverlener wereldwijd te zijn geweest voor Apple, dat vat het goed samen. Deze focus op klantbeleving vormt dan ook de rode draad in mijn loopbaan en kwam later ook weer tot uiting bij bijvoorbeeld Asurion, waar we een maandelijkse NPS bereikten bij zowel 3UK als KPN van +60 op nota bene een service journey.

Nu ben ik alweer lang actief in de publieke sector. Naast mijn landelijke politieke ambities en succesvolle oprichting van een lokale partij, werk ik hoofdzakelijk als bestuurlijk adviseur. Zo heb ik na de ontvlechting geholpen om de samenwerkingsafspraken tussen de verschillende directies van Dienst Toeslagen en De Belastingdienst op te stellen en het convenantenbeheer te rationaliseren. En ook het Centraal Loket ten behoeve van Zero Emissie Zones is er een die iedereen wel kent: wellicht niet overal even populair en beleidsmatig nog wel erg complex, maar wel beter voor de leefomgeving en het heeft ook de potentie de nieuwe standaard te zijn. Ik werk met uitvoeringsorganisaties, universiteiten en ministeries en zoals gezegd vanuit de kennis opgedaan in internationale netwerkomgevingen. En die kennis is wezenlijk.

Want als ik nou iets heb geleerd van hoe bedrijven als Apple en Samsung samenwerking inrichten, is het wel hoe grondig vooraf is nagedacht over hoe de uitvoering te laten aansluiten op de klantbelofte en hoe dit minutieus is vastgelegd in de afspraken. Dat zijn geen kleine lettertjes, dat zijn essentiële spelregels die voorkomen dat je discussie krijgt. De gehele life-cycle van de samenwerking wordt beschreven, zo ook wie er investeringen dient te doen in verbeteringen en hoe de kosten en baten te verdelen. En over het onvoorziene is ook al nagedacht, gericht op afspraken over hoe te handelen als er iets zich voordoet dat effect heeft op de bedrijfsvoering. Ik heb in de levende praktijk deze contracten, c.q. samenwerkingen opgesteld, bestuurd en geoptimaliseerd. Die ervaring is ten minste schaars: ik was ervan en zelfs meerdere malen. En via mijn praktijk als registermediator (vnl. grootzakelijk, van 2019 tot 2026), kan ik ook nog putten uit eigen werk als het gaat om wat er gebeurt als je níet de juiste aandacht geeft aan de afspraken. Tezamen geeft dat een vrij rond beeld op de begrippen 'samenwerken en organiseren'.

Werkwijze

Ik hou mijn kennis up-to-date middels vakliteratuur, door goed op te letten tijdens mijn opdrachten, mijn netwerk geregeld te bevragen op de laatste organisatorische ontwikkelingen en middels het lean leadership netwerk van LSSN. In opdrachten opereer ik zelfstandig en in nauwe afstemming met management, directie en bestuur. Ik help keuzes expliciet te maken, verantwoordelijkheden te verduidelijken en besluitvorming te structureren, zodat uitvoering voorspelbaar en bestuurbaar wordt. Mijn werk begint niet met een methode, maar met een 6-puntenanalyse van het systeem:

Wat moet de samenwerking / organisatie doen?
Welke afspraken zijn gemaakt?
Hoe wordt er gestuurd?
Waar ligt verantwoordelijkheid en mandaat?
Hoe verhouden governance en uitvoering zich tot elkaar?
Wat vind de klant ervan?

Van daaruit ontwerp ik een samenhangende structuur die bestuurbaarheid herstelt en prestaties voorspelbaar maakt. Operational Excellence vormt daarin het raamwerk voor mijn handelen.

Wat mag u verwachten

Ontwerp van bestuurbare prestaties, met aandacht voor afspraken, besturing en continue verbetering.

Afspraken die prestaties bevorderen
Besluiten die standhouden onder druk
Informatiestromen en processen die bestuurbaar, compliant en continu verbetert worden

Totus werkt bewust klein en selectief. Waar nodig wordt gewerkt met zorgvuldig gekozen senior associates.