Het bereiken van Operational Excellence is geen toeval; het is als een wetenschap. En binnen deze wetenschap, spelen concepten als LeanSixSigma, Lean-Agile en Sales and Operations Planning een vitale rol. Maar voordat deze methoden effectief kunnen worden ingezet, moet er een fundament liggen. Dat fundament wordt het best gelegd met behulp van Business Process Modelling (BPM) op Level 3. In dit artikel gaan we in op de technische aspecten van BPM Level 3 en hoe deze bijdragen aan het bereiken en behouden van Operational Excellence.
BPM Level 3 in detail
In BPM Level 3 worden de activiteiten, rollen, regels, en deliverables gedetailleerd gemodelleerd. Processen worden uitgesplitst in sub-processen en zelfs taken. Dit is meer dan alleen een plaatje. Er wordt gebruik gemaakt van gestandaardiseerde notaties als BPMN (Business Process Model and Notation) om elk detail vast te leggen. Eigenlijk is het een wandeling door de organisatie vanuit het perspectief van een klantvraag. Deze vraag kan van alles zijn; denk aan een nieuwe order, een mutatie of vraag over een factuur of heffing. De klantvraag doorloopt uw organisatie, dwars door afdelingen, mens en machine. De route die de vraag aflegt, wordt bepaald door beslissingen in de vorm ja en nee. De route bepaalt de processen waar de vraag langskomt. De combinatie van deze twee geeft de mogelijkheid capaciteit en doorlooptijd mee te modelleren. En met capaciteit worden alle schaarse middelen bedoeld: geld, producten, diensten, mensen, werkplekken, onderdelen, hardware, software, netwerkcapaciteit en ga zo maar door. Kortom, er komt inzicht om organisatorische vraagstukken, daadwerkelijk data driven te kunnen beantwoorden. Enkele veelvoorkomende vraagstukken op meta niveau:
hoe stem ik de keten(s) zo af, dat de klantbelofte ook echt en aantoonbaar is geborgd
wat zijn de knoppen om aan te draaien
wat gebeurt er in de de keten en met de klantbelofte, als ik aan zo'n knop ga draaien
Buiten inzicht, maakt dit het mogelijk om directe implementaties te maken naar workflow-systemen en om simulaties te draaien om bottlenecks en inefficiënties te identificeren en effecten van ingrepen, zoals een verbeterprogramma, te kunnen doorrekenen, uiteraard ook in euro's. Niet voor niets is dit de blauwdruk van uw organistatie.
De synergie met LeanSixSigma
DMAIC
LeanSixSigma's DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) is een gefaseerd proces dat begint met het definiëren van problemen en eindigt met het controleren van de nieuwe processen. BPM Level 3 modellen zijn perfect voor de 'Measure' en 'Analyze' fasen omdat ze een gedetailleerd beeld geven van de huidige staat. Simulaties gebaseerd op BPMN kunnen zelfs gebruikt worden om veranderingen te 'testen' voordat deze worden geïmplementeerd.
Statistische Procescontrole
Een van de sleutelcomponenten van LeanSixSigma is Statistische Procescontrole (SPC). Door gedetailleerde BPM Level 3 modellen kan SPC veel nauwkeuriger worden uitgevoerd, omdat je exact weet wat de input- en outputvariabelen zijn van elk sub-proces.
De synergie met Lean-Agile en SAFe
Value Streams
Lean-Agile en het SAFe framework benadrukken het belang van 'value streams', de stappen die waarde creëren voor de klant. Een gedetailleerd BPM Level 3 model kan direct worden gebruikt om deze value streams in kaart te brengen, waardoor je beter kunt inspelen op de klantbehoeften.
Feedback Loops
Een andere belangrijke component van Lean-Agile en SAFe is de nadruk op snelle feedback loops. BPM Level 3 modellen helpen bij het identificeren van KPI's en metrics die kunnen worden gebruikt om deze feedback loops te voeden.
Duurzaamheid en concurrentievoordeel
Het hebben van gedetailleerde, goed ontworpen BPM Level 3 modellen zorgt voor een stevig fundament waarop een duurzaam systeem van Operational Excellence kan worden gebouwd. Organisaties kunnen deze modellen en de daaruit voortvloeiende inzichten gebruiken om voortdurend te verbeteren, zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden en zo een duurzaam concurrentievoordeel op te bouwen.
Conclusie
BPM Level 3 is niet zomaar een managementtool; het is een technische discipline die de basis vormt voor succesvolle toepassing van methoden als LeanSixSigma en Lean-Agile. Het biedt niet alleen een gedetailleerd overzicht van hoe een organisatie functioneert, maar het geeft ook de technische handvatten die nodig zijn om deze methoden succesvol te implementeren en een duurzaam systeem van Operational Excellence te bereiken. Wilt u meer te weten komen over de theoretische achtergrond van BPM Level 3: klik hier