Van systeemschillen naar systeemwaarde: hoe organisaties legacy opbouwen en hoe dit te ontrafelen

Net zoals ICT-systemen over de jaren heen verworden tot complexe, gelaagde constructies met steeds meer ‘schillen’, bouwen organisaties óók hun eigen legacy op. Taken, verantwoordelijkheden en structuren stapelen zich op, vaak met de beste intenties, maar met als gevolg een inefficiënt systeem dat steeds verder af komt te staan van de oorspronkelijke klantbelofte. Dit zien we scherp in het publieke domein, denk aan de jeugdzorg, waar versnippering en taakstapeling het zicht op het doel vertroebelen. Tijd voor systematisch ontrafelen.

De ICT-metafoor: een systeem vol schillen

In de jaren 80 en 90 ontstond het fenomeen van legacy-ICT: een klant- of ordersysteem dat begon als een kernregistratie, maar waar in de loop der jaren laag op laag werd toegevoegd. Nieuwe functionaliteiten werden ‘eromheen gebouwd’, zonder het oude systeem fundamenteel te herzien. De schilletjes leken pragmatisch, maar uiteindelijk leidde het tot starre, moeilijk te onderhouden en kostbare infrastructuur.

Sommige softwarebedrijven bouwden er zelfs extra schillen omheen: integratielagen, dashboards, portalen – symptoombestrijding boven systeemvernieuwing. De kern werd zelden herzien, want: ‘dat draait nog prima’. Tot het moment dat onderhoud onmogelijk werd, de klant ontevreden raakte en de kosten escaleerden.

Organisatorische legacy: hoe beleid zich opstapelt

Deze dynamiek is niet uniek voor ICT. Ook binnen organisaties, zoals uitvoeringsinstanties binnen de overheid, zien we hoe beleid, wetgeving en uitvoering over tijd worden opgestapeld. Een nieuwe wet? Daar komt een nieuwe afdeling. Een beleidswijziging? Er wordt een proces toegevoegd. Een maatschappelijke noodzaak? Er komt een tijdelijke pilot, die vervolgens structureel blijkt.

Net zoals bij software ontstaat zo een systeem waarin het geheel minder is dan de som der delen. De oorspronkelijke doelstelling – vaak helder, klantgericht en efficiënt – raakt bedolven onder organisatorische complexiteit.

De jeugdzorg als casus: versnippering als gevolg van beleidsschillen

De jeugdzorg is een treffend voorbeeld. Gedreven door politieke intenties en maatschappelijke druk, zijn er talloze ketenpartners ontstaan, elk met hun eigen taak, financiering en verantwoording. Gemeenten, jeugdbescherming, wijkteams, zorginstellingen, gespecialiseerde hulp; het landschap is versplinterd. Niet omdat mensen het slecht doen, maar omdat het systeem is opgebouwd als een patchwork.

Net als bij legacy-ICT is de versnippering ooit ontstaan vanuit logische keuzes, maar inmiddels is het een belemmering. Professionals ervaren administratieve last, ouders verdwalen in het systeem, kinderen krijgen vertraagde hulp. En: de kosten stijgen.

Tijd voor ontrafeling: terug naar systeemwaarde

De uitdaging is helder: niet méér schillen, maar ontrafeling. Niet het systeem groter maken, maar het versimpelen. Dit vraagt om moed: durven loslaten wat ooit is bedacht. Durven meten wat echt werkt. Durven zeggen "dit onderdeel draagt onvoldoende bij aan het realiseren van onze maatschappelijke doelen".

Dat is geen pleidooi voor botte kaasschaven of centralisatie. Het is een pleidooi voor systeemanalyse en design. Voor het herijken van onze uitvoering op basis van klantwaarde, kostenbeheersing en uitvoerbaarheid.

Wat kunnen organisaties leren van ICT-architectuur

Goede ICT-architecten bouwen vandaag de dag modulair, met een heldere kern, gestandaardiseerde interfaces en een duidelijke focus op de eindgebruiker. Waarom zouden organisaties dat niet doen? Doorbreek de silo’s. Benoem de kern. Ontwerp op samenwerking. Én: meet structureel of het systeem nog de bedoeling dient.

Slotgedachte

Legacy is geen fout. Het is een gevolg van groei, ambitie en verandering. Maar wie vandaag waarde wil leveren, moet ook bereid zijn om gisteren te ontrafelen. Alleen zo bouwen we systemen, digitaal en organisatorisch, die de toekomst aankunnen.

#ontrafelen #gemeente #overheid #uitvoering #operationalexcellence #opex