Operational Excellence in de Publieke Sector

In de afgelopen jaren is de druk op publieke organisaties toegenomen om meer met minder te doen. Efficiëntie en effectiviteit zijn niet langer alleen aandachtspunten in de private sector; ook overheden en publieke instellingen worden steeds vaker beoordeeld op hun vermogen om met beperkte middelen maximale maatschappelijke waarde te creëren. Dit is waar het concept van Operational Excellence (OpEx) om de hoek komt kijken. In dit artikel duiken we in wat Operational Excellence inhoudt, waarom het van belang is voor de publieke sector, en hoe het kan bijdragen aan succes bij grootschalige projecten en beleidsimplementatie: samen op weg naar beter!

Wat is Operational Excellence?

Operational Excellence is een bedrijfsstrategie die erop gericht is om processen continu te verbeteren, verspilling te minimaliseren en de kwaliteit van producten en diensten te optimaliseren. Het is niet slechts een set van technieken of methoden, maar eerder een cultuur waarin iedereen in de organisatie streeft naar voortdurende verbetering. Het doel is om zo efficiënt mogelijk te werken, zonder in te leveren op kwaliteit en altijd met de klant of burger centraal.

Belangrijke pijlers van Operational Excellence zijn:

• Procesoptimalisatie

Door processen te stroomlijnen en onnodige stappen te elimineren, kunnen middelen beter worden ingezet.

• Lean-principes

Het verminderen van verspilling in elke vorm, zoals tijd, middelen of inspanning, om zo waarde te maximaliseren.

• Datagestuurde Besluitvorming

Op basis van data analyseren waar verbeteringen mogelijk zijn en daarop actie ondernemen.

• Cultuur van Continu Verbeteren

Medewerkers op alle niveaus betrekken bij het identificeren van inefficiënties en hen stimuleren om proactief met oplossingen te komen.

Waarom Operational Excellence in de Publieke Sector

De publieke sector heeft te maken met een aantal specifieke uitdagingen die Operational Excellence relevant maken. Onderstaand de belangrijkste uiteengezet.

1. Groeiende Vraag naar Transparantie en Verantwoording

   • Overheden worden steeds meer gehouden aan transparantie en het afleggen van verantwoording over hun prestaties - AO/IC. Burgers willen weten hoe hun belastinggeld wordt besteed en welke resultaten daarmee worden behaald. Operational Excellence biedt de mogelijkheid om processen inzichtelijker te maken en prestaties meetbaar te maken, waardoor publieke instellingen beter kunnen uitleggen waar middelen naartoe gaan en welke waarde ze creëren.

   
   

2. Beperkte Budgetten en Middelen

   • Terwijl de vraag naar publieke diensten blijft groeien, blijven budgetten vaak gelijk of worden zelfs ingekrompen. Dit dwingt publieke organisaties om kritisch te kijken naar hun interne processen en middelen. Door Operational Excellence te omarmen, kunnen instellingen meer doen met minder, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van hun dienstverlening.

     
     

3. Veranderende Beleidsdoelen en Prioriteiten

   • Publieke instellingen moeten vaak snel schakelen om in te spelen op veranderende beleidsprioriteiten en maatschappelijke behoeften. Operational Excellence stelt organisaties in staat om flexibel te blijven, doordat processen beter gestroomlijnd zijn en er een cultuur van aanpassingsvermogen heerst.

Hoe Operational Excellence Succesvol Toepassen in de Publieke Sector

Hoewel Operational Excellence waardevol kan zijn voor publieke instellingen, is de implementatie niet zonder uitdagingen. Hier zijn enkele belangrijke stappen en aandachtspunten om OpEx effectief toe te passen.

1. Begin met een Gedegen Analyse van Huidige Processen

   • Voordat er verbeteringen kunnen worden doorgevoerd, is het belangrijk om een grondige analyse te maken van de huidige processen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van Value Stream Mapping, waarbij elk proces stap voor stap wordt geanalyseerd om verspilling te identificeren. Deze aanpak helpt om te zien waar de grootste kansen voor optimalisatie liggen. En ook Business Process Modelling kan hier natuurlijk niet ontbreken als instrument.

     
     

2. Betrek Medewerkers op Alle Niveaus

   • De sleutel tot succes bij Operational Excellence is het creëren van een cultuur van continu verbeteren. Dit betekent dat medewerkers op alle niveaus van de organisatie betrokken moeten worden bij het identificeren van problemen en het aandragen van oplossingen. Door teams te trainen in Lean-principes en hen te betrekken bij het verbeteren van hun eigen werkprocessen, ontstaat er meer draagvlak en eigenaarschap.

     
     

3. Maak Gebruik van Data en KPI’s

   • Een datagestuurde aanpak is cruciaal voor het meten van succes en het tijdig bijsturen van verbeterinitiatieven. Stel duidelijke Key Performance Indicators (KPI’s) op die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Denk aan KPI’s zoals doorlooptijden van processen, klanttevredenheid, en de mate van verspilling.

     
     

4. Focus op Langetermijnveranderingen

   • Veel verbetertrajecten stranden omdat ze te veel gefocust zijn op kortetermijnresultaten. Operational Excellence vraagt echter om een langetermijnvisie. Dit betekent dat leiderschap moet investeren in een duurzame cultuurverandering en de tijd moet nemen om deze veranderingen te borgen.

     
     

Praktijkvoorbeelden: Hoe Operational Excellence Het Verschil Maakt

In de praktijk zien we dat Operational Excellence een groot verschil kan maken bij de uitvoering van complexe beleidsprojecten en bij de verbetering van interne processen. Denk bijvoorbeeld aan de digitalisering van publieke diensten, waarbij efficiency en klantgerichtheid hand in hand gaan. Door processen te stroomlijnen en beter gebruik te maken van IT-oplossingen, kunnen diensten sneller worden geleverd en wordt de klanttevredenheid vergroot.

Ook bij samenwerkingsprojecten tussen gemeenten en andere publieke instellingen blijkt Operational Excellence van grote waarde te zijn. Door processen tussen verschillende partijen te harmoniseren, ontstaat er een betere afstemming en samenwerking, wat bijdraagt aan een effectievere uitvoering van gezamenlijke projecten.

Conclusie

Operational Excellence biedt publieke organisaties de kans om hun interne processen te optimaliseren en een cultuur van continu verbeteren te ontwikkelen. Dit is essentieel in een tijd waarin er steeds meer gevraagd wordt van publieke instellingen en de verwachtingen van burgers blijven stijgen. Hoewel de implementatie van Operational Excellence tijd en moeite kost, kan het uiteindelijk leiden tot betere dienstverlening, hogere tevredenheid en efficiënter gebruik van middelen.

Door de focus te leggen op procesoptimalisatie, data-gedreven besluitvorming en een cultuur van continu verbeteren, kunnen overheden en andere publieke organisaties niet alleen beter presteren, maar ook beter inspelen op de veranderende behoeften van de maatschappij. Op die manier kan Operational Excellence de sleutel zijn tot succes in de publieke sector.

-

#operationalexcellence #organisatieadvies #consultancy #totusconsultancy