Waar samenwerkingen cruciaal zijn voor succes, is het voorkomen van conflicten net zo belangrijk als het oplossen ervan. Preventief management is relatief nieuwe, proactieve benadering waarbij duidelijke afspraken en structuren worden vastgelegd voordat er problemen ontstaan. In dit artikel duiken we dieper in wat preventief management precies is, waar het vandaan komt, hoe het samenhangt met contracten en samenwerkingen en welke rol governance speelt als structureel instrument om deze afspraken te besturen.
Wat is Preventief Management?
Preventief management draait om het anticiperen op potentiële problemen en het creëren van een omgeving waarin misverstanden en conflicten van tevoren zoveel mogelijk worden voorkomen. In plaats van reactief te handelen zodra een probleem zich voordoet, richt deze benadering zich op het identificeren van risico’s en het implementeren van maatregelen om deze risico’s te beheersen. De 3 kernideeën zijn:
Proactieve Risicoanalyse
Het systematisch in kaart brengen van mogelijke knelpunten en risico’s.
Duidelijke Afspraken en Structuren
Het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen via contracten en operationele kaders.
Continue Evaluatie
Het monitoren en bijsturen van de samenwerking om te zorgen dat afspraken worden nageleefd en dat nieuwe risico’s tijdig worden geïdentificeerd.
Kwaliteitsmanagement en Lean Thinking
Kwaliteitsmanagement: in de jaren '80 en '90 werd binnen kwaliteitsmanagement steeds meer de nadruk gelegd op het voorkomen van fouten in plaats van alleen het corrigeren ervan. Concepten zoals Total Quality Management (TQM) en Lean waren gericht op het elimineren van verspilling en het voorkomen van problemen in elke stap van het proces.
Lean Thinking: hierbij staat het continu verbeteren van processen centraal. Door in een vroeg stadium risico’s te signaleren en duidelijke afspraken te maken, worden fouten voorkomen en processen efficiënter ingericht.
Risicomanagement
Risicoanalyse en FMEA: methoden als Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) hebben aangetoond dat het identificeren van potentiële fouten en hun oorzaken, en het vastleggen van preventieve maatregelen, leidt tot een robuustere en betrouwbaardere samenwerking.
Contracttheorie en Gedragswetenschappen
Contracttheorie: In de economie en managementwetenschappen is veel onderzoek gedaan naar hoe contracten en formele afspraken onzekerheid en conflicten kunnen reduceren. Heldere, goed gestructureerde contracten verkleinen de kans op misverstanden en juridische geschillen.
Gedragswetenschappen: Studies naar cognitieve dissonantie en commitment benadrukken dat duidelijke afspraken zorgen voor meer betrokkenheid en vertrouwen tussen samenwerkingspartners, wat de kans op conflicten vermindert.
De link tussen afspraken, contracten en samenwerkingen
Heldere en gestructureerde afspraken vormen de ruggengraat van elke succesvolle samenwerking. De bepalende- of zogenaamde basiselementen van een goede samenwerking zijn:
Verwachtingsmanagement
Een afspraak legt niet alleen de taken en verantwoordelijkheden vast, maar schept ook heldere verwachtingen bij alle partijen. Dit helpt bij het voorkomen van interpretatieverschillen en miscommunicatie.
Risicobeperking
Goede afspraken voorzien vaak in clausules voor geschiloplossing, wat helpt om potentiële conflicten vroegtijdig te adresseren. Volgens contracttheorie verlagen dergelijke afspraken de transactiekosten en het risico op dure juridische procedures.
Vertrouwen en Commitment
Onderzoek toont aan dat wanneer partijen expliciet hun verplichtingen vastleggen, dit leidt tot een sterker gevoel van commitment en vertrouwen. Hierdoor zijn samenwerkingspartners eerder geneigd om samen te werken aan het oplossen van problemen voordat ze escaleren.
Structurele Basis
Duidelijke afspraken zorgen voor een gemeenschappelijke basis waarop de samenwerking is gebouwd. Dit bevordert de transparantie en maakt het voor alle partijen duidelijk wat er verwacht wordt.
Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen
Hoewel vaste afspraken belangrijk zijn, moeten deze ook ruimte bieden voor aanpassing wanneer omstandigheden veranderen. Dit evenwicht tussen structuur en flexibiliteit is essentieel voor een duurzame samenwerking en kun je ook vooraf afspraken over maken.
Het Besturen van Afspraken en Samenwerkingen
Governance speelt een cruciale rol in het beheer van samenwerkingen en het naleven van afspraken. Maar wat houdt governance precies in?
Governance betreft het geheel van regels, processen en structuren die worden ingezet om een organisatie of samenwerking te besturen. Het doel is om de naleving van afspraken te bewaken, de belangen van alle betrokken partijen te behartigen, en de samenwerking op koers te houden.
In de context van samenwerkingen betekent governance het opzetten van een raamwerk waarin afspraken, rollen en verantwoordelijkheden worden gemonitord. Dit kan bijvoorbeeld door het instellen van een stuurgroep of door regelmatige evaluatiemomenten.
Governance als Instrument voor Preventief Management
Monitoring en Evaluatie
Een goed functionerend governance-model zorgt voor continue monitoring van de samenwerking. Door regelmatige evaluaties en rapportages, kunnen afwijkingen van de afgesproken processen tijdig worden gesignaleerd.
Besluitvorming
Binnen een governance-structuur worden beslissingen genomen op basis van vooraf vastgestelde criteria en procedures. Dit vermindert het risico op willekeurige of conflicterende beslissingen en bevordert consistentie.
Verantwoordingsplicht
Governance bevordert transparantie en verantwoordelijkheid, waardoor iedere partij verantwoording moet afleggen over haar prestaties en naleving van de afspraken.
Conflictpreventie
Door duidelijke regels en procedures te hanteren, helpt governance om conflicten te voorkomen. Wanneer iedereen weet wat de spelregels zijn en welke rollen, onderverdeeld naar taken en verantwoordelijkheden, kunnen onenigheden sneller en op een gestructureerde manier worden opgelost.
Conclusie
Preventief management is meer dan alleen een methodiek om problemen te voorkomen; het is een holistische benadering die begint bij het opzetten van duidelijke afspraken en het vastleggen van deze afspraken. De oorsprong van deze aanpak ligt in kwaliteitsmanagement, risicomanagement en contracttheorie en wordt versterkt door inzichten uit de gedragswetenschappen.
Governance speelt een cruciale rol: het biedt de structuur en de mechanismen om de gemaakte afspraken te beheren, monitoren en bij te sturen. Door een sterke governance-structuur te combineren met preventief management, kunnen organisaties niet alleen potentiële problemen voor zijn, maar ook duurzame samenwerkingen opbouwen die gebaseerd zijn op vertrouwen, transparantie en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het resultaat is een robuust samenwerkingsmodel, waarin alle partijen hun potentieel maximaal kunnen benutten, zonder de verstoringen van conflicten en miscommunicatie.
Wil je meer weten over hoe jij met preventief management en een goed ingericht governance-model je samenwerkingen kunt optimaliseren? Neem contact op met Totus Consultancy voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe duidelijke afspraken het verschil kunnen maken in jouw organisatie.
Comentarios